Không thể trả lời chỉ bằng một câu “Giám đốc có được tính lương không?”

Một doanh nghiệp trả 50 triệu đồng/tháng cho Giám đốc. Khoản tiền đó có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?

Câu trả lời phụ thuộc trước hết vào tư cách của người nhận tiền: đó là chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ, hay chỉ là Giám đốc/người quản lý thực tế của công ty TNHH nhiều thành viên hoặc công ty cổ phần.

Luật Thuế TNDN 2025 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định rất rõ một số trường hợp tiền lương, tiền công không được trừ. Vì vậy, SME không nên dùng một quy tắc chung cho mọi loại hình doanh nghiệp.

1. Trường hợp rõ nhất: chủ doanh nghiệp tư nhân

Điểm h khoản 2 Điều 9 Luật Thuế TNDN 2025 liệt kê tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân vào nhóm khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Nói đơn giản: chủ DNTN có thể rút tiền hoặc hưởng lợi ích theo cơ chế của loại hình doanh nghiệp, nhưng không thể biến khoản tiền trả cho chính mình thành “chi phí lương được trừ” để giảm thu nhập chịu thuế TNDN.

2. Chủ công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ: cũng không được trừ tiền lương của chính chủ

Luật Thuế TNDN 2025 tiếp tục quy định tiền lương, tiền công của chủ công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ là khoản chi không được trừ.

Điểm cần chú ý là quy định tập trung vào tư cách CHỦ SỞ HỮU của công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ. Vì vậy, nếu chính người chủ này đồng thời làm Giám đốc và công ty trả “lương Giám đốc”, khoản tiền lương/tiền công đó vẫn thuộc nhóm không được trừ khi tính thuế TNDN.

3. Nhưng Giám đốc công ty TNHH nhiều thành viên/công ty cổ phần thì khác

Pháp luật không có quy tắc rằng “hễ là Giám đốc thì lương không được trừ”. Trường hợp bị loại đặc biệt nêu trên là chủ DNTN và chủ công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ.

Với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần, nếu Giám đốc/ Tổng Giám đốc thực tế trực tiếp điều hành, làm việc cho doanh nghiệp và doanh nghiệp có căn cứ chi trả đầy đủ, tiền lương/tiền công có thể được xem xét là chi phí được trừ theo điều kiện chung.

Các điều kiện cần kiểm tra gồm: công việc thực tế, quyết định bổ nhiệm/hợp đồng hoặc căn cứ trả lương, quy chế lương thưởng nếu có, bảng lương, chứng từ chi trả, nghĩa vụ thuế TNCN và các nghĩa vụ lao động/BHXH liên quan theo từng trường hợp.

4. “Được hạch toán kế toán” chưa chắc “được trừ thuế”

Đây là khái niệm CEO nên phân biệt. Doanh nghiệp có thể ghi nhận một khoản chi trong sổ kế toán theo bản chất giao dịch, nhưng khi tính thu nhập chịu thuế TNDN phải điều chỉnh tăng trở lại nếu khoản đó thuộc nhóm chi không được trừ.

5. Nếu là Giám đốc được phép tính chi phí, cần hồ sơ gì?

Với trường hợp không thuộc nhóm bị loại đặc biệt, doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng nguyên tắc chung: khoản chi thực tế phát sinh liên quan hoạt động sản xuất, kinh doanh; có đủ chứng từ; và khoản chi cho người lao động phải thực tế chi trả theo quy định.

Một bộ hồ sơ nên được thiết kế phù hợp với thực tế, thường gồm:

• Nghị quyết/quyết định bổ nhiệm hoặc quyết định về chức danh.
• Hợp đồng lao động/hợp đồng quản lý hoặc căn cứ pháp lý phù hợp với vị trí.
• Quy chế lương, thù lao, thưởng hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền trong công ty.
• Bảng lương/bảng tính thu nhập và chứng từ thanh toán.
• Hồ sơ thuế TNCN và BHXH nếu thuộc trường hợp áp dụng.
• Tài liệu cho thấy người đó thực tế trực tiếp điều hành hoặc thực hiện công việc.

6. Thù lao thành viên sáng lập/HĐQT: đừng gom chung với “lương Giám đốc”

Luật Thuế TNDN 2025 còn quy định thù lao trả cho sáng lập viên doanh nghiệp không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh thuộc khoản không được trừ.

Vì vậy, cần tách rõ: một người nhận tiền vì trực tiếp làm việc/điều hành với tư cách quản lý, hay chỉ nhận thù lao do giữ tư cách sáng lập/thành viên nhưng không tham gia vận hành.

7. 5 sai lầm SME thường gặp

• Công ty TNHH MTV cá nhân vẫn đưa toàn bộ lương của chủ sở hữu vào chi phí được trừ chỉ vì chủ trực tiếp làm Giám đốc.
• Nghe câu “lương Giám đốc không được trừ” rồi loại luôn lương Giám đốc của công ty TNHH nhiều thành viên/công ty cổ phần.
• Có quyết định trả lương nhưng không có bằng chứng thực tế chi trả.
• Trả thù lao cho người sáng lập không trực tiếp điều hành nhưng vẫn coi là chi phí được trừ.
• Không phân biệt chi phí kế toán và chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

8. Case 1: TNHH MTV - chủ sở hữu kiêm Giám đốc, lương 50 triệu/tháng

Công ty A là công ty TNHH một thành viên do ông X là cá nhân làm chủ. Ông X đồng thời làm Giám đốc, trực tiếp điều hành và công ty trả 50 triệu đồng/tháng.

Dù ông X có làm việc thực tế, tiền lương/tiền công của chính chủ công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ thuộc nhóm không được trừ khi tính thuế TNDN.

Vấn đề lúc này không phải cố tạo thêm hợp đồng lao động để “hợp thức hóa”, mà là doanh nghiệp phải xác định cách ghi nhận kế toán và điều chỉnh thuế phù hợp.

9. Case 2: Công ty cổ phần - Tổng Giám đốc sở hữu 30% cổ phần

Công ty B là công ty cổ phần. Ông Y sở hữu 30% cổ phần và đồng thời là Tổng Giám đốc trực tiếp điều hành, nhận lương 70 triệu đồng/tháng theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

Trường hợp này không thuộc nhóm “chủ DNTN” hay “chủ TNHH MTV cá nhân” bị loại trực tiếp. Nếu có công việc thực tế, căn cứ trả lương đầy đủ, thực chi và đáp ứng các điều kiện liên quan, khoản lương có thể được xem xét là chi phí được trừ.

10. CEO nên kiểm tra theo 4 bước

1. Xác định loại hình doanh nghiệp: DNTN, TNHH MTV cá nhân, TNHH nhiều thành viên, CTCP...
2. Xác định người nhận tiền là chủ sở hữu, thành viên/cổ đông, người sáng lập hay người điều hành thực tế.
3. Xác định khoản tiền là lương/tiền công, thù lao quản lý, cổ tức/lợi nhuận phân phối hay khoản khác.
4. Kiểm tra hồ sơ, thực chi và điều kiện thuế áp dụng trước khi đưa vào chi phí được trừ.

11. Checklist 8 câu CEO hỏi kế toán

5. Công ty thuộc loại hình nào?
6. Người nhận lương có phải chủ DNTN hoặc chủ TNHH MTV do cá nhân làm chủ không?
7. Người đó có trực tiếp tham gia điều hành/công việc thực tế không?
8. Khoản trả là lương, thù lao hay phân phối lợi nhuận?
9. Cơ quan nào trong công ty đã phê duyệt mức lương/thù lao?
10. Có hồ sơ lao động/quản lý và bảng lương đầy đủ không?
11. Tiền đã thực tế chi trả chưa và chứng từ thanh toán có đầy đủ không?
12. Khi quyết toán TNDN, khoản này có cần điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế không?

Chủ doanh nghiệp cần làm gì ngay?

13. Rà lại toàn bộ khoản lương/thù lao đang trả cho chủ sở hữu, thành viên, cổ đông và người quản lý.
14. Phân loại theo loại hình doanh nghiệp và tư cách người nhận thay vì chỉ nhìn chức danh “Giám đốc”.
15. Với TNHH MTV cá nhân/DNTN, kiểm tra các khoản lương chủ sở hữu đã đưa vào chi phí được trừ và phương án điều chỉnh thuế.
16. Với TNHH nhiều thành viên/CTCP, hoàn thiện căn cứ bổ nhiệm, lương, thực chi và hồ sơ lao động/quản lý.
17. Tách rõ lương cho công việc thực tế với thù lao cho người không trực tiếp điều hành.
18. Kiểm tra đồng thời thuế TNCN, BHXH và các nghĩa vụ liên quan thay vì chỉ nhìn TNDN.

Góc nhìn ICMA

Theo ICMA, lỗi phổ biến ở SME là hỏi sai câu: “Giám đốc có được tính lương không?”. Câu hỏi đúng phải là: “Người Giám đốc này đang đứng ở tư cách pháp lý nào và khoản tiền công ty trả cho họ mang bản chất gì?”

Hai người cùng mang chức danh Giám đốc, cùng nhận 50 triệu đồng/tháng nhưng một người là chủ TNHH MTV cá nhân, người kia là Tổng Giám đốc công ty cổ phần trực tiếp điều hành - cách xử lý thuế TNDN có thể khác hoàn toàn.

Kế toán tốt không dùng một checklist chung cho tất cả chức danh. Nó bắt đầu từ loại hình doanh nghiệp, quan hệ sở hữu, quyền quản lý và bản chất khoản chi.

Câu hỏi thường gặp

1. Chủ công ty TNHH một thành viên trực tiếp làm Giám đốc thì lương có được trừ TNDN không?

Không đối với tiền lương, tiền công của chính chủ công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ, theo Luật Thuế TNDN 2025.

2. Giám đốc công ty TNHH hai thành viên có được tính lương vào chi phí không?

Không bị loại chỉ vì chức danh Giám đốc. Cần xem người đó thực tế làm việc/điều hành, căn cứ trả lương, hồ sơ và điều kiện chung về chi phí được trừ.

3. Tổng Giám đốc công ty cổ phần đồng thời là cổ đông có được tính lương không?

Có thể, nếu khoản lương trả cho công việc điều hành thực tế và đáp ứng điều kiện/hồ sơ. Việc sở hữu cổ phần không tự động làm lương bị loại.

4. Hạch toán tiền lương vào chi phí rồi có nghĩa chắc chắn được trừ thuế?

Không. Chi phí kế toán và chi phí được trừ TNDN là hai khái niệm khác nhau; khi quyết toán có thể phải điều chỉnh.

5. Thù lao trả cho thành viên sáng lập không điều hành thì sao?

Luật Thuế TNDN 2025 liệt kê thù lao trả cho sáng lập viên doanh nghiệp không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh vào nhóm không được trừ.

Bài viết liên quan trong chuỗi ICMA

• Tính lương nhân viên: CEO cần biết 3 loại chi phí
• 5 sai lầm về BHXH khiến doanh nghiệp bị phạt
• 10 chi phí tưởng được trừ nhưng có thể bị loại
• Có hóa đơn nhưng chi phí vẫn bị loại
• Tiền công ty và tiền chủ DN: tại sao phải tách?

Nguồn chính và căn cứ tham khảo

• Cổng Văn bản Chính phủ - Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15, hiệu lực 01/10/2025
• CSDL quốc gia về VBPL - Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15
• Cổng Văn bản Chính phủ - Nghị định 320/2025/NĐ-CP, hiệu lực 15/12/2025
• CSDL quốc gia về VBPL - Nghị định 320/2025/NĐ-CP
• Cổng Văn bản Chính phủ - Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật TNDN và Nghị định 320/2025/NĐ-CP

Thông tin biên soạn

Lưu ý: Bài viết trình bày nguyên tắc chung về thuế TNDN. Cách xử lý lương, thù lao, BHXH và thuế TNCN còn phụ thuộc loại hình doanh nghiệp, tư cách của người nhận, điều lệ/quyết định nội bộ, hồ sơ lao động-quản lý và tình huống cụ thể.